Relatório de visita técnica em obras: o que é e como fazer?
Por: Prática Engenharia - 13 de Fevereiro de 2023
Possuir um relatório de visita técnica em obras, que seja padronizado e efetivo, faz toda a diferença em sua empresa perante ao mercado de trabalho.
Dessa forma, elaborar e construir bem este relatório com todas as informações corretas de uma obra é fundamental para evitar retrabalhos e custos desnecessários.
Além disso, o preenchimento inadequado de um relatório de visita técnica pode impactar não somente em como seus clientes veem seus serviços, mas também impede que gestores obtenham dados e indicadores que ajudem a melhorar os processos da empresa.
Por isso, as visitas técnicas acontecem devido a um problema e devem ser bem monitoradas, garantindo um atendimento de qualidade, execução correta dos serviços e análises de pontos de melhoria do negócio.
Pensando nisso, nós do Mais Controle preparamos esse conteúdo completo sobre o assunto.
Continue a leitura e confira:
- O que é a visita técnica?
- O que é um relatório de visita técnica?
- Como fazer um relatório de visita técnica?
- Como o Mais Controle pode ajudar?
O que é a visita técnica?
Em resumo, a visita técnica é um atendimento referente a um serviço ou produto demandado pelo cliente, que pode ser uma manutenção, inspeção, instalação ou auditoria.
Consequentemente, ao realizar uma visita técnica, é possível iniciar ou acompanhar todo o processo de uma obra ou serviço.
Além disso, na visita técnica os profissionais podem prevenir ou encontrar soluções para possíveis problemas, ajudando a fiscalizar e otimizar o trabalho de maneira eficiente, além de poupar custos.
Outro ponto que devemos ressaltar é que a visita técnica pode ser contratada por um cliente físico ou uma empresa, com o objetivo de solucionar algum problema que requer ajuda profissional, como suporte, elaboração de orçamentos, entre outros.
Para realizar a visita técnica, normalmente, o solicitante faz uma ordem de serviço (OS) e uma equipe técnica é enviada ao destino da obra. E, como comentado antes, a visita técnica pode ter vários outras finalidades, como:
- Acompanhar o desenvolvimento de obras;
- Realizar a manutenção preventiva de equipamentos;
- Fazer a manutenção corretiva de máquinas ou ferramentas que apresentarem falhas em seu funcionamento;
- Instalar equipamentos e tecnologias, como computador, impressora e Internet em um canteiro de obra.
O que é um relatório de visita técnica?
Como podemos perceber, o relatório de visita técnica é um documento que serve para registrar tudo o que foi feito durante as etapas, principalmente, externas de uma obra.
Por isso, esse relatório é essencial para qualquer obra, já que contém o histórico dos serviços prestados para aquele cliente, informações sobre as atividades realizadas, tempo gasto, soluções e problemas encontrados durante o serviço.
Dessa forma, o gestor pode avaliar o desempenho da visita técnica e propor melhorias na qualidade do atendimento, além de servir de instrumento para o treinamento e capacitação dos colaboradores.
Consequentemente, assim como a ordem de serviço, o relatório de visita técnica é fundamental para uma alta produtividade, diminuição dos erros, além de acompanhar de perto o funcionamento de todos os equipamentos e etapas de uma obra.
Como veremos mais a seguir, para o relatório ser mais eficiente e manter um histórico de atendimentos realizados, é necessário que ele tenha perguntas chave, a fim de fornecer informações relevantes para execução dos próximos passos da obra.
Como fazer um relatório de visita técnica?
Em síntese, o relatório de visita técnica em obras precisa ser objetivo, coeso e coerente. Por isso, ao montar as perguntas e informações, seja direto e conciso, mas sem deixar dados importantes de fora.
De fato, quanto mais informações melhor. Assim, sempre que possível, coloque no relatório fotos, vídeos e outros materiais que enriquecem o documento e fornecem dados mais precisos de data, hora e até mesmo de localização.
Mas, como fazer um relatório de visita técnica eficiente?
Pensando nisso, nós preparamos 6 passos essenciais para a realização do seu relatório de visitas. Confira!
1. Escolha um formato
A escolha do formato do documento vai impactar diretamente na agilidade do preenchimento do relatório, já que no papel, por exemplo, demora mais para o técnico anotar as informações e passar depois para o computador.
Por isso, a utilização de planilhas otimizadas é essencial, já que agilizam o processo, além de evitar erros.
Por exemplo, no software de gestão do Mais Controle, o preenchimento de quaisquer dados é realizado de forma tecnológica, em qualquer dispositivo como computadores e celulares, gerando um documento com todas as informações e fotos da obra.
Além disso, o relatório de visita técnica deve começar com um cabeçalho contendo dados da empresa e do cliente, sendo as informações bem claras. Em resumo:
- Comece inserindo logotipos da empresa para deixar o documento mais profissional;
- Coloque todos os dados da sua empresa e do cliente, como o nome, e-mail e telefone.
2. Coloque os dados do serviço
Nesse segundo passo, o detalhamento do serviço é muito importante. Por isso, o relatório de visita técnica precisa ser objetivo e claro, para o gestor saber inspecionar e verificar durante o atendimento.
Abaixo separamos as principais informações para conter nessa parte do relatório:
- Tipo de serviço: se é inspeção, manutenção, instalação, auditoria, entre outros;
- Nome do técnico responsável: dentro de um software de gestão essa informação é preenchida automaticamente;
- Localização do cliente ou do equipamento: dentro de um software de gestão essa informação é preenchida automaticamente;
- Data e hora de início e fim da visita técnica: define o tempo de duração do atendimento;
- Quilometragem: fica a critério da empresa essa informação, por exemplo, caso deseje calcular gastos como de combustível.
3. Identifique os equipamentos
Na prestação de serviços, identificar quais instalações, equipamentos e maquinários estão sendo inspecionados é essencial para o acompanhamento e histórico de uma obra.
E, em um software de gestão, como o Mais Controle, você pode cadastrar todos os ativos dos seus clientes e as informações são vinculadas automaticamente com o relatório, que deve incluir:
- Nome, modelo, marca e outras informações dos equipamentos.
4. Insira questões que devem ser verificadas durante a visita técnica
Nesta etapa vem a própria descrição do serviço, em que você conduz a visita técnica e indica quais informações devem ser coletadas e preenchidas, como por exemplo:
- Relatório de manutenção corretiva: no corpo do relatório vêm os campos como: diagnóstico (causa do problema), solução (serviço realizado), peças trocadas e informações extras;
- Relatório de manutenção preventiva: o técnico deve identificar conformidades e não conformidades na obra. Dessa forma, você deve listar tudo o que deve ser verificado durante a visita técnica e organizar os próximos passos;
- Relatório fotográfico: conjunto de imagens reunidas em um documento, cujo objetivo é demonstrar a execução do serviço;
- Relatório de visita técnica digital: no momento do acompanhamento da obra, ele pode inserir as informações no software e, ao final do processo, o relatório é emitido automaticamente;
- Relatório de instalação, limpeza e outros: é possível fazer nessa parte um relatório mais simples, criando um campo de “serviços realizados”.
5. Coloque fotos e outras informações de mídia
Indica-se fotos da obra para todo tipo de visita técnica e relatório, já que elas comprovam a confiabilidade e qualidade do trabalho executado para sua empresa e cliente.
No software do Mais Controle, por exemplo, pode-se fazer esse preenchimento de forma automatizada, permitindo a inserção de fotos, captações de drones, hora e localização dos canteiros de obra.
6. Assinatura
Por último, o técnico responsável pelo relatório deve se identificar, já que ele que irá reafirmar que a visita ou inspeção foi realizada de maneira correta e segura.
Dessa forma, o último campo do relatório de visita técnica deve ser a assinatura do responsável, podendo incluir também a do cliente.
Como fazer um relatório simples?
Caso você precise de um documento mais simplificado que o anterior, vamos listar abaixo o que deve constar de essencial no relatório:
- Nome do cliente ou empresa;
- Nome do responsável pelo serviço;
- Endereço e telefone;
- Serviço a executar;
- Hora de chegada e saída;
- Descrição sobre a visita e observações.
Como o Mais Controle pode ajudar?
Neste blog, vimos a importância e como fazer um eficiente relatório de visita técnica em obras, garantindo qualidade, segurança e destaque da sua empresa no mercado.
Mas, para isso, é necessário automatizar processos através da tecnologia. Por isso, conte com um software de gestão ágil, que garante para sua empresa: maior vantagem competitiva no mercado em custo, qualidade, entrega, entre outras.
Por meio do software de gestão de obras, você terá todos os dados necessários para o relatório de visita técnica: insumos e maquinários para cada etapa e quando se finalizou cada uma delas.
Isso torna a elaboração do relatório mais ágil e aumenta a eficiência da monitoração da visita. Ou seja, os softwares de gestão de obras permitem a produção automatizada de documentos e dados coletados
O Mais Controle garante mais agilidade e controle nos processos antes, durante e depois da obra. O sistema ajuda centenas de pequenas e médias empresas a controlarem de forma simples e prática a sua gestão de obras, conquistando resultados melhores.
Com o software, você consegue elaborar orçamentos de obras completos com agilidade, utilizando Composições de Custos de Serviços e Insumos próprios ou da base SINAPI.
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