Software de gestão de obras: saiba tudo sobre essa ferramenta

Devido à alta competitividade do mercado, é evidente que uma série de falhas podem ser evitadas com o apoio de um software de gestão de obras. Isso porque contar com a tecnologia é uma maneira de agilizar, otimizar e proporcionar serviços de maior qualidade para o cliente.

Atualmente, sabendo que os negócios precisam ter maior eficiência operacional, incluindo o segmento de construção civil, é fundamental trabalhar com mecanismos que visem a otimizar o processo da obra como um todo.

Mas, afinal, o que um software para gestão de obras tem de tão especial?

No conteúdo abaixo trazemos tudo o que você precisa saber sobre um software para gestão de obras e a importância de utilizá-lo em sua empresa.

Continue a leitura e confira as seguintes informações:

• O que é um software de gestão de obras?
• Qual a importância do software de gestão de obras?
• Quais benefícios um software para gestão de obras proporciona?
• Quais são as funcionalidades de um sistema para gestão de obras?
• Quem deve utilizar um software de gestão de obras?
• Como um software pode otimizar a gestão de tempo na construção civil?
• O que considerar ao contratar um software na construção civil?
• Como o Mais Controle pode ajudar?

O que é um software de gestão de obras?

Também conhecido como ERP de obras, o software de gestão de obras é desenvolvido para auxiliar organizações e obras no gerenciamento do seu negócio.

Em resumo, o Enterprise Resource Planning (ERP) ou, em bom português, Planejamento de Recursos Empresariais – é um sistema que tem o objetivo de agrupar todas as funcionalidades e controles que uma empresa precisa.

Sendo um software de gestão, além de trazer tudo para um só lugar e melhorar os resultados da sua empresa, ele também busca automatizar o máximo de tarefas possíveis.

Ou seja: quando você paga uma conta da empresa, o programa automaticamente acrescenta ao controle financeiro de caixa e já corrige o valor do seu saldo.

Em uma situação normal, sem o ERP, para realizar a mesma operação você teria uma planilha de gestão para controlar as suas contas, quais estariam pagas ou não, valor pago e data, por exemplo.

Ao realizar o pagamento precisaria atualizar essa planilha e incluir o pagamento no seu controle de caixa também, anotando quase as mesmas coisas outra vez e, finalmente, atualizando o seu saldo.

Em resumo, o software de gestão organiza tudo para que você não precise mais ficar perdendo tempo com um monte de controles separados e tenha retrabalhos.

Qual a importância do software de gestão de obras?

Antes de mais nada, vamos entender o que significa a necessidade de contarmos com uma solução de gestão como essa.

Basicamente, softwares são um conjunto de ferramentas que seguem e executam mecanismos previamente projetados para a gestão de uma determinada área.

Por exemplo, na gestão de obras os softwares têm como objetivo ajudar nos processos de:

• Elaboração de orçamentos e cronogramas;
• Gestão de compras e estoque;
• Acompanhamento de obras;
• Organização financeira (fluxo de caixa, contas bancárias, DRE, entre outros).

Sendo assim, com os atuais conceitos de inovação e tecnologia, podemos analisar todo o processo produtivo, identificando quais são os pontos a serem melhorados e aqueles que devem ser mantidos.

Consequentemente, garantimos uma produção eficiente, rentável e de qualidade.

Além disso, com um mercado cada vez mais acirrado e aquecido, é fundamental buscarmos mecanismos de controle operacional e de planejamento.

Quais benefícios um software para gestão de obras proporciona?

Você concorda que todos nós já entendemos que a tecnologia veio para ficar, certo?

Por isso, quem não fizer uso dessas inovações, além de perder seus benefícios e deixar de economizar nas obras, ficará para trás no mercado de trabalho.

Dessa forma, um software para gestão de obras traz mais veracidade e respostas em tempo real às informações.

Isso porque se trata de algo que, se feito de modo manual, pode não só ser arcaico, mas também imprudente.

Pensando nisso, nós do Mais Controle selecionamos os principais benefícios da utilização de um software para gestão de obras em momentos importantes de uma obra. Confira!

1. Planejamento

Aplicar a tecnologia no planejamento de obras maximiza o custo-benefício e fornece rapidez na elaboração dos orçamentos, eliminando incertezas e atrasos.

Logo, em uma plataforma de gestão você pode determinar processos, equipe, local e materiais necessários para uma obra.

Depois, é possível combinar as variáveis de forma coerente, afinal a engenharia civil é uma ciência exata e não pode trabalhar baseada em suposições.

Dessa forma, é imprescindível operar com confiança para se obter o custo direto da obra.

Além disso, a tecnologia também ajuda você a saber quais serão os serviços necessários, como:

• Alocar a equipe;
• Levantar gastos por etapa da obra;
• Planejar a evolução física financeira;
• Estipular prazos.

Assim, tudo isso ocorre de modo preciso e prático, a depender da solução utilizada.

2. Monitoramento

Sabemos que é difícil conseguir monitorar uma obra com atenção.

Dessa forma, com uma boa solução esse acompanhamento é feito de modo claro, sendo que os dados são apurados automaticamente e geram relatórios precisos. Consequentemente, isso irá facilitar a comparação entre o que foi planejado e o que foi realizado.

Além disso, tudo isso otimiza o tempo do profissional responsável pela função de acompanhamento, eliminando problemas como a incapacidade de observar e registrar as características da obra.

Nesse sentido, com a inteligência tecnológica ao seu lado, você terá direcionamentos para ações preventivas e corretivas durante a obra, além de maior agilidade para tomada de decisão.

O software para gestão de obras do Mais Controle, por exemplo, possui a funcionalidade em aplicativo do Relatório Diário de Obras, conhecido como RDO.

Em resumo, com o RDO, o profissional responsável pelo acompanhamento das obras registra no aplicativo várias informações, como: as condições do tempo, evolução das atividades realizadas, assiduidade dos colaboradores no canteiro de obras, fotos e dentre outras.

A partir das informações lançadas, é possível gerar relatórios que podem ser enviados para os clientes e servem de registro de acompanhamento.

3. Geração de relatórios

Em uma reunião de negócios, por exemplo, a equipe de gestores e diretores da construtora necessita ter informações precisas sobre o andamento da obra.

Isso porque, sem o auxílio de um software para gestão de obras, conseguir levantar dados para analisar os resultados pode ser mais trabalhoso.

Por isso, do diretor ao estagiário, passando pela equipe terceirizada, todos esses funcionários precisam ser comunicados para fornecer informações a respeito da evolução da obra. Igualmente, é claro que tal processo não seria nada eficiente sem a ajuda de um software.

Nesse cenário, a tecnologia entra como uma forma de centralizar todos os dados necessários para o relatório de uma obra, de modo facilmente visualizável — o que é essencial a uma boa gestão.

Em resumo, isso funcionaria da seguinte forma: cada funcionário contribui com informações em diferentes níveis, variando de acordo com as responsabilidades do cargo.

Assim, a comunicação se tornaria mais clara, possibilitando o acesso remoto e a melhoria na comunicação entre os envolvidos na obra. Além disso, a tecnologia garante:

• Antever e controlar os gastos em busca de economia;
• Fazer o controle financeiro das contas e do fluxo de caixa;
• Melhorar a gestão do tempo e organização das informações;
• Melhor comunicação entre equipe de obra e administração;
• Agilidade na tomada de decisões a partir da integração de processos. 

Sendo assim, quanto mais desses tipos de dados tivermos em mãos, mais produtiva será a gestão de obras. Afinal, será possível dimensionar e analisar todos os principais pontos ligados à cadeia produtiva do setor da construção  civil.

Quais são as funcionalidades de um sistema para gestão de obras?

Agora que você já entende melhor os benefícios dessa ferramenta, é importante conhecer suas funções. E boa parte dessas soluções tem como principal base o Lean Manufacturing.

O Lean Construction é nada mais nada menos, que um modelo de gestão industrial, baseado no Lean Manufacturing, adaptado para o segmento de construção.

Com isso, um software para gestão de obras visa controlar os custos operacionais, a fim de garantir a sustentabilidade do negócio e a qualidade dos serviços. 

Por esse motivo, não basta somente adquirir um software de gestão. Isso porque ele deve ser alinhado aos objetivos do negócio de maneira inteligente, entendendo quais são os pontos de melhoria a serem seguidos.

No caso da construção civil, por exemplo, o Mais Controle é um software de gestão de obras que é 100% focado neste setor.

Mas quais são essas funcionalidades? Veja abaixo!

1. Painel de controle

À primeira vista no Painel de Controle, conhecido como Dashboard, é possível ter uma visão geral sobre as informações da sua empresa.

Dessa forma, é possível acompanhar o andamento da obra (com gráficos de valores planejados versus realizados) e manter um maior controle financeiro ao visualizar os próximos pagamentos e recebimentos.

Além disso, antecipadamente com esse recurso, é possível obter dados interessantes para conhecimento das despesas realizadas em relação a cada tipo de insumo necessário na obra.

2. Contatos de clientes, fornecedores e profissionais

Há uma área específica para salvar todos os contatos envolvidos direta ou indiretamente com a obra ou a empresa.

Logo, quando você precisar de informações rápidas sobre seus clientes, funcionários e fornecedores, é possível recorrer à funcionalidade de forma ágil e fácil.

3. Catálogo de insumos e composições

Para ganhar tempo na elaboração do orçamento da obra, as opções presentes no catálogo são fundamentais e contribuem para uma maior assertividade.

Dessa forma, você avaliará a produtividade da mão de obra e o rendimento dos materiais, de maneira simples e intuitiva.

4. Orçamentos e Cronograma de Obras

Que tal elaborar orçamentos de obras de forma fácil e acompanhar sua negociação para fechar mais contratos depois?

Desde já, com as funcionalidades de orçamento e cronograma de obras, é possível fazer isso de forma integrada com o Catálogo.

Por exemplo, no Mais Controle é possível aplicar o BDI a fim de estabelecer um preço de venda para a obra juntamente com uma proposta comercial.

A partir dos Orçamentos e Cronogramas se encontra as seguintes opções, dentre outras finalidades:

• Orçamentos de obras e precificação;
• Elaboração de propostas comerciais;
• Criação de cronograma para acompanhamento;
• Organização de orçamentos e listagem de materiais – Curva ABC.

Dessa forma, com o objetivo de adotar um perfil transparente, o que é fundamental em qualquer área, o time de orçamentos pode conduzir suas competências da melhor maneira possível.

Antecipadamente, tais informações ajudam, posteriormente, na tomada de decisões dos processos de compras e gestão financeira. 

5. Gestão de Compras

Com o módulo compras é possível realizar cotações para comparar os preços dos seus fornecedores.

Dessa forma, usando o mapa de cotação pode-se visualizar e fazer as melhores compras, tendo economia nas obras.

Nesse sentido, um bom software para gestão de obras possui as ordens de compra integradas com o financeiro a partir das cotações.

Assim, através da alçada de aprovação tem-se mais segurança nas compras para as obras.

6. Gestão Financeira e do Fluxo de Caixa

Em resumo, a funcionalidade relacionada ao setor financeiro pode ser subdividida em contas a receber, contas a pagar e fluxo de caixa, que estão exemplificadas abaixo:

1. Contas a receber e a pagar

Nesse setor, suas contas são organizadas em um mesmo lugar de forma segura.

Assim, é possível manter os recebimentos e pagamentos em dia, consultar relatórios por clientes ou obras específicas e acessar extratos.

Desde já, você tem a chance de classificar seu pagamento por categoria e apropriar por centros de custos.

2. Fluxo de caixa e resultados

Por meio de gráficos e tabelas objetivas, o desempenho financeiro da sua empresa pode ser acompanhado nessa ferramenta, o Mais Controle.

Dessa forma, você tem acesso rápido às receitas, às despesas e aos resultados obtidos dos períodos que deseja consultar.

A princípio, no fluxo de caixa, você terá o pleno conhecimento da sustentabilidade das obras e do negócio como um todo. Isso porque é essencial o controle dos gastos realizados e da previsibilidade financeira em relação às próximas entradas e saídas de caixa.

7. Gestão e Acompanhamento de Obras

Nessa área de gestão e acompanhamento de obras, você pode acompanhar o andamento dos custos orçados em relação ao que já foi realizado na sua obra.

Afinal, esse processo inclui identificar se os gastos estão dentro do orçamento de custos ou se houve desvio.

Em síntese, permite uma visão macro em etapas ou, ainda, mais detalhada em itens, de acordo com a apropriação de custos no financeiro.

Nesse sentido, com a ferramenta você observa se o andamento da obra vem respeitando o orçamento, se está conseguindo economizar ou se será preciso melhorar. Com isso, é possível gerenciar a evolução dos gastos da obra a partir dos seguintes critérios:

• Materiais;
• Mão de obra;
• Equipamentos;
• outras despesas.

Consequentemente, quanto mais alinhado estivermos com o controle orçamentário, mais será possível controlar os custos e despesas operacionais.

Dessa forma, sabendo que podem existir imprevistos ao longo da execução do projeto, é preciso respeitar essa gestão financeira.

Quem deve utilizar um software de gestão de obras?

Como sabemos, gerenciar uma empresa é sempre um desafio, mesmo ela sendo de pequeno porte. Mas, com o uso de um software de gestão, que facilita o gerenciamento, tudo fica mais prático e ágil.

Mas, como saber se está na hora de sua empresa implantar essa tecnologia?

Pensando nisso, separamos abaixo os principais setores que são fundamentais utilizarem um software de gestão de obras e seus benefícios. Confira!

1. Software de gestão para construtora

Um sistema de gestão para construtora é uma importante ferramenta para otimizar os processos dentro da empresa.

Isso porque gerir obras não é uma tarefa simples, já que requer habilidade para coletar e organizar uma gama de informações a fim de transformá-las em resultados. Dessa forma, um software de gestão para construtoras certamente pode ajudar.

Em resumo, um software de gestão para construtoras pode contribuir, por exemplo, nos controles de: 

• Produtividade e qualidade da mão de obra;
• Consumo de materiais;
• Cronograma físico;
• Cronograma financeiro;
• Relacionamento com clientes e fornecedores;
• Pagamentos e recebimentos, entre outros.

Apesar de difícil, a gestão dos empreendimentos é necessária se a empresa almeja ter competitividade e sucesso no mercado de trabalho.

FONTE: https://maiscontroleerp.com.br/